经过近一年的技术升级和平台使用检验，海曙区档案局的档案管理系统完成全面的升级改造，近日完成了对全区74家机关单位、街道、二级单位的2015年度档案网上年检工作，平台使用效果突出。新升级的档案管理系统对档案收集、检索利用、借阅管理、档案统计等十个模块进行了全面的完善和整合，主要亮点有：
　　一是细化了档案管理的流程。针对近年来，档案的保密标准不断提高的现状，为从源头上实现档案的安全管理，新系统对电子文件的扫描、挂接等2项常规性工作制定了档案员鉴定、办公室主任审核、分管领导审批3步走的规范化要求，并在新系统中设计了档案电子附件上传挂接数据清单和审批单，做到表单统一、流程细化，为各单位年度档案及时扫描、挂接以及网上管理进一步规范了流程。在档案鉴定栏目，设置了对到期档案鉴定的人性化提醒，挂接档案鉴定说明及到期档案的目录，细化了到期档案销毁的程序。
　　二是实现了档案检索的一体化。档案检索是档案利用的关键，新系统克服了老平台检索查询的档案形式单一，对文书、图片、表格，音频、视频、业务等各类形式的档案能达到跨库检索，基本实各类档案一体化检索，提高了档案、资料的查准、查全率。同时在检索栏设置了收集箱，便于各档案室以专题形式检索利用相关的档案。
　　三是突破了档案借阅的瓶颈。档案的收集、管理的终极目标是使用方便，新平台对全区档案的借阅使用提供了最大便利，在平台上实现了单位内部档案员与档案借阅者之间、各单位档案室之间、各档案室与区档案局馆藏档案之间的借阅互动，为查阅档案的单位和个人提供了方便。
　　四是增加了档案统计的门类。新系统在原有汇总统计和年度统计的基础上新增加了档案数字化统计和交叉统计。通过档案统计，实现了对各档案室信息化情况的监管，有效管理室藏档案信息化情况，确保全区电子档案安全完整。（作者：海曙区档案局）